Was ist ein virtuelles Büro?

Veröffentlicht von Claudia Hofbauer 19.07.2018 Kategorie(n): Allgemein Keine Kommentare

Wünschen Sie sich mehr Zeit im Alltag? Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit einem virtuellen Büro mehr Zeit gewinnen und sich zukünftig mehr auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Jeder Unternehmer benötigt Unterstützung im Büro. Doch dies erfordert nicht zwingend die Anwesenheit einem/einer MitarbeiterIn vor Ort an Ihrem Firmenstandort. Die Lösung ist einfach: Sie brauchen ein virtuelles Büro, dass Sie nach Kräften unterstützt, ohne vor Ort räumliche Kapazitäten zu binden.

Virtuelles Büro: Immer für Sie da und doch nicht vor Ort

Ein virtuelles Büro bietet Ihnen nahezu alle Annehmlichkeiten, die Ihnen auch eine Assistenz vor Ort bieten könnte – nur Kaffeekochen können wir leider noch nicht für Sie. Das qualifizierte Team von h+r  backoffice erledigt von unserem Standort in Köln aus für Sie zahlreiche Aufgaben aus den Bereichen Telefon- und Büroservice, Büroorganisation und allgemeine administrative Aufgabenstellungen. Gegenüber einem direkt angestellten Mitarbeiter hat das virtuelle Büro aber zahlreiche Vorteile für Sie:

• Variable Kosten: Eine festangestellte Bürokraft müssen Sie stets bezahlen, egal ob sie krank ist oder Urlaub hat, genügend Arbeit vorhanden ist oder auch nicht. Mit einem virtuellen Büro hingegen bleiben Sie völlig flexibel und können mit variablen Kosten aufkommensabhängig kalkulieren.
• Kein Arbeitsplatz vor Ort: Sie benötigen in Ihrem Betrieb keinen Arbeitsplatz für den Büroservice. Besonders für kleine Unternehmen und Start-ups ist dies sehr praktisch, aber auch größere Betriebe sparen sich dadurch Aufwand, Kosten und Zeit.
• Volles Know-how: In Ihrem virtuellen Büro arbeiten ausschließlich top-qualifizierte Bürokräfte. Bei schwierigeren Aufgaben unterstützen sie sich gegenseitig, um Ihnen uneingeschränktes Know-how zur Verfügung stellen zu können.
• Flexibilität: Sie selbst steuern, in welchem Umfang Sie Ihr virtuelles Büro nutzen wollen, ob nur für wenige Stunden im Monat oder als feste Unterstützung im täglichen Arbeitsalltag.
• Mehr Fokus: Indem Sie zeitraubende Alltagsaufgaben abgeben, können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und Ihren Fokus auf die wirklich wichtigen Unternehmensbereiche legen.
• Vertretung: Im Fall von Urlaub oder Krankheit tritt automatisch eine interne Vertretungsregelung in Kraft, sodass für Sie alles reibungslos weiterläuft.

Aufgaben im virtuellen Büro: Von Telefonzentrale bis Kundenservice

Ihr virtuelles Büro kann vielfältige Aufgaben übernehmen. Dies beginnt bei allgemeinen administrativen Aufgaben und endet noch lange nicht Anrufannahme. Konkret können beispielsweise diese Tätigkeiten ausgelagert werden:

• Übernahme des Telefonsekretariats inklusive Vorselektion wichtiger Anrufe durch unseren Telefonservice
• Kundenbetreuung und Übernahme von Terminvereinbarungen mit Kunden und Geschäftspartnern
• Beantworten von Produkt- und Kundenanfragen
• Nachfassen bei Mailings
• Erstellen und Nachverfolgen von Angeboten
• Auftragssachbearbeitung
• fortlaufende Buchhaltungsarbeiten
• Mahnwesen

Geeignet sind im Prinzip alle Tätigkeiten, für die die Anwesenheit Ihrer Unterstützung vor Ort nicht zwingend erforderlich ist.

So funktioniert die Zusammenarbeit im virtuellen Büro

Auch im virtuellen Büro funktioniert die Zusammenarbeit auf Zuruf, wie mit einem normalen Büromitarbeiter. Die Kommunikation läuft dabei bevorzugt über Telefon und E-Mail ab. Ausführliche Briefings sichern den Erfolg der übertragenen Aufgaben. Selbstverständlich werden alle Arbeiten detailliert dokumentiert, sodass Sie sich jederzeit lückenlos über den Verlauf und die Ergebnisse informieren können.

Was raubt Ihnen täglich die meiste Zeit? Die Korrespondenz mit Ihren Kunden? Telefonate, die eigentlich nicht Chefsache sein müssten? Die Reiseplanung? Mit einem virtuellen Büro können Sie genau die Tätigkeiten, die Ihnen die meiste Zeit rauben, auslagern. So können Sie sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.