Mobiles Büro – das brauchen Sie alles
Rund jeder fünfte Deutsche arbeitet dem IW Köln zufolge regelmäßig außerhalb der eigentlichen Geschäftsadresse. Darunter finden sich Führungskräfte und Handelsvertreter, ebenso aber auch zahlreiche andere Berufe wie zum Beispiel Handwerker, die überregional tätig sind. Insbesondere die Angehörigen der digitalen Berufe arbeiten immer häufiger sogar räumlich völlig unabhängig – das mobile Büro wird zunehmend zum Standard.
Ein mobiles Büro hilft Ihnen aber nur dann, erfolgreicher und effizienter zu arbeiten, wenn es durchdacht eingerichtet wird und Sie dennoch auf keinen Komfort verzichten müssen. H+R backoffice zeigt Ihnen, was Existenzgründer und etablierte Unternehmer für ein mobiles Büro benötigen.
Das Equipment: Die wichtigste Ausrüstung für Ihr mobiles Büro
Entscheidend für das komfortable Arbeiten im mobilen Büro ist die passende technische Ausstattung. Je nachdem, in welchem Umfang Sie unterwegs arbeiten, kann folgendes Equipment sinnvoll sein:
| Ausstattung | Beispiele |
| Arbeitsgerät | Tablet, Netbook oder Notebook, je nach Arbeitsweise und -umfang) mit entsprechenden Eingabegeräten (z. B. USB-Maus) |
| Speichermedien | SD-Karte, USB-Stick |
| Software | Office-Software, leistungsfähiger Browser, firmen-/branchenspezifische Software etc. |
| Kommunikationstools | Für die Zusammenarbeit mit Kunden oder Kollegen (z. B. Skype, Hangouts, Hip Chat, Slack, Yammer, Outlook, Apple Mail) |
| Cloud Speicher (online) | Zum sicheren Arbeiten unterwegs sowie für den Datenaustausch mit Kunden oder Kollegen, z. B. Dropbox, One Drive, Google Drive, iCloud Drive oder WeTransfer |
| Notizprogramme | Für die Dokumentation spontaner Ideen oder zur Strukturierung der eigenen Arbeit, z. B. Evernote, OneNote |
| Zeiterfassung | Online (z. B. Mite oder Timr) oder praktisch für unterwegs als Smartphone App (z. B. Clockin, atWork) |
| Büromaterial | Je nach Präferenz Papier und Stifte, Ordnungsmappe, Post-ist etc. |
| Praktische Gadgets | Nicht zwingend erforderlich, aber hilfreich sind moderne Gadgets für das mobile Büro, z. B.
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Das Smartphone gehört natürlich zum festen Repertoire im mobilen Büro. Dennoch werden Sie nicht immer erreichbar sein. Ein Telefonservice kann Sie dabei unterstützen, erreichbar zu bleiben, auch wenn Sie unterwegs sind. So werden Sie weder im Kundentermin noch bei wichtigen Arbeiten gestört, bleiben jedoch immer auf dem Laufenden und können sich in einem günstigen Augenblick Zeit für jedes Telefonat nehmen.
Stromanschluss und Internetverbindung: Voraussetzung für Ihr mobiles Büro
Gerne wird bei der Planung des mobilen Büros eine wichtige Sache vergessen: der Stromanschluss. Wer unterwegs arbeiten möchte, sollte auch für den Fall gewappnet sein, dass gerade keine Steckdose erreichbar ist. Deshalb sollten Sie diese Hilfsmittel immer dabeihaben:
- Powerbank, damit Sie Ihr Tablet oder Smartphone mobil laden können
- ggf. geladene Ersatzakkus für Ihr Notebook
- Steckdosen-Adapter, falls Sie auch im Ausland arbeiten
- Ladekabel fürs Auto
Ebenso wichtig ist außerdem die Internetverbindung. Arbeiten Sie häufig in öffentlichen Bereichen (z. B. Cafés) können Sie auf eine kostenlose WLAN-Verbindung (z. B. Hotspots) zurückgreifen. Doch das ist nicht immer der Fall. Arbeiten Sie manchmal auch an abgelegeneren Orten, sollten Sie mindestens eine SIM-Karte mit guter Netzabdeckung für den mobilen Datenempfang bereithalten. Noch idealer sind sogar mehrere Karten unterschiedlicher Mobilfunknetze, damit Sie überall Empfang haben. Ebenfalls im Gepäck sollte sich ein LAN-Kabel befinden, damit Sie auch dann arbeiten können, wenn eine WLAN-Verbindung gerade nicht verfügbar ist.
Verwaltungsarbeit im mobilen Büro
Ihr mobiles Büro soll Ihre Kreativität steigern, Ihnen Freiräume verschaffen und Ihnen ermöglichen, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten. Dabei sollten Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsarbeiten abzumühen – Ordner zu wälzen ist für das mobile Büro kaum geeignet. Ein Büroservice entlastet Sie von zeitraubenden Routinearbeiten, die von unterwegs aus ohnehin schwierig zu erledigen sind. Wer administrative Aufgaben wie die Buchhaltung punktuell oder sogar komplett auslagert, hat es am einfachsten. Ist dies nicht erwünscht oder nicht möglich, brauchen Sie zusätzlich zu Ihrem mobilen Büro einen ruhigen Ort, an dem Sie vertrauliche Unterlagen in Ruhe ausbreiten und Verwaltungsarbeiten erledigen können. Denn nicht alles können Sie von unterwegs aus erledigen.
Wie organisieren Sie sich im mobilen Büro? Mögen Sie es lieber spartanisch oder sind Sie auch unterwegs für alle Fälle gerüstet? Schreiben Sie uns gern eine Mail zu diesem Thema.
