Büroorganisation: Tipps für ein ordentliches Büro
Ein gut organisiertes Büro ist Grundlage für effektives und fokussiertes Arbeiten. Doch je mehr Aufgaben sich auf dem Tisch türmen und je mehr Informationen uns überfluten, desto unübersichtlicher wird die Arbeit. Bevor das E-Mail-Postfach also überquillt, geplante Tasks unübersichtlich werden und Störungen überhand nehmen, sollten Sie das Büro neu organisieren. Damit verschlanken Sie Arbeitsprozesse und schaffen gleichzeitig mehr Zeit für Ihre Aufgaben. Mit unseren Tipps bekommen Sie ihre Büroorganisation wieder in den Griff – und schaffen eine Arbeitsumgebung, in der Sie wieder produktiv sein können.
Büro organisieren – erfolgreich arbeiten
Ein gut organisierter Arbeitsplatz ist eng mit dem Erfolg eines Unternehmens verknüpft. In schlecht organisierten Büros geht viel Zeit bei der Suche nach Unterlagen verloren. Kollegen und Vorgesetzte müssen öfters nachfragen, was Sie alle Zeit kostet. Ineffiziente Abläufe verschlingen also nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Budget. Das gilt nicht nur für Störungen und Nachfragen vonseiten der Kollegen, sondern auch von außerhalb, wenn beispielsweise das Telefon klingelt und Informationen zu Nachfragen immer wieder mühsam hervorgezogen werden müssen. Hier kann einerseits Abhilfe geschaffen werden durch einen professionellen Telefonservice, der Anrufe für Sie entgegennimmt. Andererseits haben wir aber auch einige Vorschläge zur Büroorganisation, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert:
Schreibtisch aufräumen
Das Prinzip Marie Kondo macht es vor: Erst einmal kommt alles runter vom Tisch. Nur, was regelmäßig und fortwährend benötigt wird, darf auf dem Tisch bleiben. Eine Ablage hilft außerdem dabei, den Überblick über Schriftstücke und Dokumente zu behalten:
- Eingang
- Ausgang
- Lesen
- Nachschlagen
- Zwischenablage
- Papier
Um Terminangelegenheiten im Blick zu behalten, sind Monatsmappen praktisch. Hier lassen sich Dokumente für den laufenden Monat übersichtlich organisieren und es geht nichts unter. Unterlagen, die erst im nächsten Monat benötigt werden, können zusätzlich in eine Jahresmappe einsortiert werden. Das benötigt zwar etwas Zeit, dafür bleibt aber alles übersichtlich, ist schnell auffindbar und nichts geht mehr verloren.
Büroorganisation digital: E-Mail-Postfach sortieren
Besonders digitale Inhalte gehen schnell unter. Damit auch hier alles übersichtlich bleibt lohnt es sich, das Postfach neu zu organisieren. Denn während der Posteingang voll ist mit E-Mails – von Kollegen, Newslettern, internen Informationen, Fragen von Kunden – kann schnell etwas untergehen. Einmal auf eine Mail geklickt, ist sie schon als gelesen markiert. Einmal abgelenkt und die Nachricht ist vergessen und schwindet ihr Dasein irgendwo zwischen hunderten anderer gelesener Mails, ob wichtig oder nicht. Um hier den Überblick zu behalten lohnt es sich also, auch hier Ordnung in der Büroorganisation zu schaffen. Dies empfiehlt sich übrigens auch, wenn Sie darüber nachdenken, sich durch einen professionellen Büroservice unterstützen zu lassen. Denn dank einer übersichtlichen und selbsterklärenden Ordnerstruktur ist Ordnung im Postfach garantiert.
- Posteingang: Wichtige Mails direkt bearbeiten oder weiterleiten
- Papierkorb: Löschen Sie unwichtige Nachrichten direkt
- Archiv: Archivieren Sie später noch einmal benötigte Nachrichten
Je einfacher die Ordnerstruktur ist, desto übersichtlicher bleibt der Ablauf. Ein weiterer Tipp: E-Mails nicht dauernd abrufen, sondern nur zu bestimmten Zeiten. So bleiben Sie auf aktuelle Aufgaben fokussiert und werden nicht durch eingehende Nachrichten abgelenkt.
Ordnung muss ein: Büro organisieren und Ablagesystem einführen
Auch, wenn heute viele Abläufe und Dokumente digital verwaltet werden: Unterlagen aus Papier möchten ebenfalls abgelegt werden – und zwar so, dass sie schnell aufzufinden sind. Für eine übersichtliche Büroorganisation eigenen sich Ordner in verschiedenen Farben, die alle im gleichen System beschriftet werden. So fällt die Orientierung zwischen unterschiedlichen Bereichen leichter. Aber auch innerhalb der Ordner muss eine leicht erkennbare Sortierung vorhanden sein, die am besten durch Trennblätter erfolgt. Je nach Anforderung können diese unterschiedlich sein. Um eine einheitliche Struktur zu schaffen, kann dieses Ablagesystem auch auf die Ordnerstruktur am PC oder auch im gesamten Netzwerk erfolgen.
Ordnung muss sein: Ballast aussortieren
Um ein Büro so zu organisieren, dass erfolgreiches Arbeiten möglich ist, sollte in regelmäßigen Abständen gründlich aussortiert werden. Dabei lohnt es sich besonders zu Anfang, etwas mehr Zeit zu investieren. Je gründlicher und sinnvoller aussortiert wird, desto einfacher lässt sich später Ordnung halten. Sinnvoll ist es immer darüber nachzudenken:
- Wie lange habe ich das Objekt nicht benutzt?
- Brauche ich es noch?
- Wo lege ich es ab?
Büroorganisation: Tipps für ein organisiertes Büro
Um das Büro auf Dauer ordentlich zu halten, sollten Sie ein paar einfache Spielregeln aufstellen. Je einfacher diese sind, umso leichter sind sie umzusetzen. Dabei helfen beispielsweise Checklisten für, oder Beispielbilder von einem aufgeräumten Arbeitsplatz. Und da der Mensch bekanntlich ja ein Gewohnheitstier ist: Halten Sie die ersten Wochen durch! Denn nach einiger Zeit wird die neue Ordnung zur Gewohnheit.
