Papierloses Büro: 10 Tipps für die Digitalisierung der Büroorganisation
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie zur Umsetzung des papierlosen Büros wissen müssen! Doch zuerst müssen Sie folgendes beherzigen: Lassen Sie sich von der Idee nicht überwältigen, ein so zentrales Organisationselement wie Papier von ihrem Arbeitsplatz zu verbannen. Der Umstieg gelingt, wenn er schrittweise und strategisch umgesetzt wird.
Davon profitiert nicht nur die Umwelt, sondern insbesondere Ihr Unternehmen: Unter anderem der vereinfachte Direktzugriff auf Dokumente spart wertvolle Arbeitszeit, die sonst unter anderem für das Heraussuchen, Drucken oder Abheften von Papier entfällt.
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Um den Umstieg zu erleichtern, folgen hier 10 einfache Tipps, damit die Digitalisierung der Büroorganisation gelingt und Sie von den Vorteilen des papierlosen Büros profitieren können.
1. Papierloses Büro: Das sind die Vor- & Nachteile
Selbstverständlich wollen Sie nicht blind reformieren. Der erste Tipp lautet also, sich die Vorteile des papierlosen Büros vor Augen zu führen.
Bereits erwähnt wurde der einfache Zugriff auf die Dokumente. Die Archivierung von Dokumenten nimmt Zeit und Platz in Anspruch. Der Weg in den Keller, in dem viele Dokumentenarchive untergebracht sind, ist dabei nicht der einzige Zeitfresser. Auch die Suche nach der entsprechenden Information kostet Zeit, die sich im Fall einer unleserlichen Handschrift des Dokumentenurhebers möglicherweise noch verlängert.
Doch nicht nur Zeit ist Geld, auch die Papierkosten können eingespart und sinnvoll anderweitig investiert werden. Durch geringeren Papierverbrauch ist nicht nur der Umwelt geholfen – auch die Buchhaltung freut sich.
Im Falle der Digitalisierung des Büros bleiben also unnötige Wege erspart, der Dokumentenzugriff erfolgt in Echtzeit, mit notwendiger Berechtigung von überall und in einer Form, die die weitere Verarbeitung erleichtert. Damit wird Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter sichergestellt. Diesen können Sie dadurch auch einfacher attraktive Arbeitszeitmodelle anbieten, da der Zugriff auf Dokumente auch von zu Hause aus stattfinden kann. Dabei kommt dank moderner Kommunikationstools, wie Slack oder Skype, auch die Teamarbeit nicht zu kurz.
2. Bestandsaufnahme machen
Besonders wichtig ist es, die Digitalisierung des Arbeitsplatzes durch eine Bestandsaufnahme vorzubereiten. Wo steht Ihr Unternehmen, was liegt bereits digitalisiert vor (bspw. schriftliche Kommunikation: E-Mails) und wo ist der größte Papierverbrauch zu verzeichnen? Nur wenn Sie genau wissen, wo bereits digitale Inhalte vorliegen und wo Sie vermehrt oder ausschließlich auf Papierunterlagen setzen, können Sie die Digitalisierung effektiv vorantreiben.
3. Digitalisierung im Büro: Reihenfolge festlegen
Entscheiden Sie sich für einen Bereich, in dem Sie mit der Digitalisierung starten wollen. Dazu eignet sich zum Beispiel das Belegwesen hervorragend. Wer nämlich glaubt, er müsse Rechnungsbelege, die er per Mail erhalten hat, ausdrucken, um sie ordnungsgemäß zu archivieren, der irrt. Der Gesetzgeber hat die Möglichkeiten zur digitalen Speicherung von Belegen geschaffen und die Regeln dafür in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) festgelegt.
4. Verlust von Daten entgegenwirken
Digitale Daten sind zwar optimal konserviert – sie vergilben beispielsweise nicht und erhalten Informationen unverändert für prinzipiell unbegrenzte Zeit. Doch ist dies nur möglich, wenn die nötigen Backup-Prozesse implementiert sind. Der lokale Server sollte also einerseits über lokal redundante Datenspeicherung verfügen – das bedeutet, dass die Daten auf mehreren Speichermedien vorgehalten werden. Im Falle des Defekts beispielsweise einer Festplatte haben Sie weiterhin unverändert Zugriff auf die Sicherungskopie.
Darüber hinaus sollten Sicherungskopien aber möglichst auch außer Haus auf vertrauenswürdigen Datenspeichern hinterlegt sein. Diese Sicherung wird durch Cloud-Dienstleister gewährleistet, auf deren Speicherplatz Sie zur gemeinsamen Dokumentenverwaltung zugreifen können.
Daten können aber auch verloren gehen, wenn die Ablage inkonsistent ist und keinen klaren Regeln folgt. Dann werden Dokumente zwar gespeichert, aber nicht mehr wiedergefunden. Das führt uns zum nächsten Tipp zur Meisterung des Projekts Papierloses Büro.
5. Dokumentenmanagement: Feste Ordnerstruktur
Wenn viele Mitarbeiter auf das digitale Archiv zugreifen, muss hier natürlich aus vielerlei Gründen Ordnung herrschen. Zwar stellt die Suchfunktion einen großen Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements dar; wer ein Dokument aber nicht auch klar anhand seines logischen Speicherortes auffinden kann, wird schnell frustriert und sicher nicht produktiver sein. Im Vorfeld sollte also festgelegt sein, wo welche Dokumente in welcher Form gespeichert werden sollen. Nehmen Sie das Dokumentenmanagement nicht auf die leichte Schulter, hier entscheidet sich der langfristige Erfolg der Digitalisierung Ihres Büros.
6. Arbeitsanweisungen, Schulungen: Disziplin im Umgang mit Archivierung vermitteln
Nur wenn die Mitarbeiter die Möglichkeiten moderner Tools verstehen, können sie diese auch motiviert und effizient einsetzen. Das beginnt bei der Information über digitale Möglichkeiten zum Festhalten von Notizen und bedeutet auch, dass Schulungen für Ihre Mitarbeiter angesetzt werden sollten, um den vollen Funktionsumfang neu dazugewonnener Instrumente für ihr digitales Büro ausschöpfen zu können.
7. Ein papierloses Büro ist auf Online Infrastruktur angewiesen
Das Herz ihres papierlosen Büros stellt ein Cloud Anbieter dar, der den Funktionsumfang bietet, den sie benötigen. Eine populäre Cloud ist Dropbox von Google, die selbstverständlich von der extensiven, gepflegten Infrastruktur des multinationalen Konzern profitiert. Aber auch Suite von Microsoft oder Google Drive, das mit einem Google Nutzerkonto kostenlos nutzbar ist, sind gangbare Alternativen.
8. Partner für Digitalisierung wählen (Digitalisierungs-Dienstleister)
Einer der Gründe, warum ein papierloses Büro zwar bereits in den 1990er Jahren als Vision propagiert wurde, bis heute aber noch keine flächendeckende Umsetzung erfahren hat, ist der anfängliche Aufwand, der damit einhergeht.
Wer bereits seit Jahren analoge Dokumentenarchive pflegt, steht vor einem Berg an Arbeit, der intern nicht ohne Leistungsausfall im operativen Geschäft zu bewerkstelligen ist. Deswegen sollte ein externer Dienstleister die Digitalisierung des Dokumentenbestands übernehmen. Dann kann das Tagesgeschäft weitergehen und es herrscht Gewissheit, dass die Digitalisierung professionell durchgeführt wird. Achten Sie darauf, einen Dienstleister zu wählen, der bereits Erfahrungen mit Dokumenten aus ihrer Sparte vorweisen kann. Einen Mitarbeiter zur Beaufsichtigung des Prozesses abzustellen ist eine gute Idee, um hier die Kontrolle zu bewahren.
9. Den richtigen Dokumentenscanner
Wenn die Digitalisierung des Aktenbestands geschafft ist, muss natürlich dafür gesorgt werden, dass auch neuere Unterlagen digitalisiert werden können. Dafür sollte auf einen hochwertigen Dokumentenscanner zurückgegriffen werden, damit kein Frust aufkommt. Eine Auflösung von mindestens 300 dpi ist ein Muss und auch schnell sollte es gehen, damit kein Frust aufkommt. Bewährt hat sich hier bspw. der Dokumentenscanner Fujitsu Scan Snap in der Evernote Edition. Er verfügt über WLAN Anbindung, kann Dokumente direkt in die Cloud laden, kann beidseitig scannen und ist dabei noch sehr schnell.
10. Konsequent bleiben, Projekt Papierloses Büro weiter ausbauen, Vorteile durch erweiterte Funktionen nutzen
Haben Sie die Umstellung einmal geschafft, heißt es nun, konsequent zu bleiben und die digitale Ablage zu pflegen. Dazu gehört die regelmäßige, bestenfalls automatische, Sicherung Ihrer Daten und natürlich die Erweiterung der Geschäftsbereiche, die digital organisiert werden. Sind die Grundlagen einmal gelegt, sind Erweiterungen einfach umzusetzen.
Zusatz-Tipp: Lagern Sie zeitraubende Büroarbeiten an H+R Backoffice, ihren Partner für Büro- und Telefonservice aus, um größtmögliche Flexibilität zu gewinnen und noch mehr Arbeitszeit einzusparen, die Sie anderweitig gewinnbringend einsetzen können.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, steht der Digitalisierung Ihres Büros nichts mehr im Wege!
