Messeplanung für Unternehmen: Grundbausteine und Checkliste für den erfolgreichen Messeauftritt

Veröffentlicht von Claudia Hofbauer 12.07.2018 Kategorie(n): Allgemein 1 Kommentar

Der Auftritt auf einer Fachmesse ist für Unternehmen eine wichtige Gelegenheit, um die eigene Firma bekannter zu machen, Kontakte zu knüpfen, Branchenneuigkeiten zu teilen und neue Kunden oder Mitarbeiter zu gewinnen. Ein Messestand, einige Mitarbeiter, Werbematerial … allein damit ist es nicht getan. Eine gute Messeplanung ist zentral für den Erfolg des Messeauftritts. Worauf Sie achten sollten und welche Punkte Sie im Vorfeld bei der Planung auf keinen Fall außer Acht lassen  sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vier Grundbausteine der generellen Messeplanung

Da jedes Unternehmen und jede Marke anders ist, fällt auch die Organisation und der Ablauf einer Messe unterschiedlich aus. Eine fertige Komplettliste mit Zuständigkeiten und Terminen maßgeschneidert für das eigene Unternehmen ist daher nur schwer zu finden. Doch diese vier Grundbausteine, mit jeweils drei Fragen oder Aufgaben, gehören zu jeder Messeplanung – egal in welcher Branche:

1.      Messewahl: Platzierung auf der Messe bei der richtigen Zielgruppe

• Treffe ich auf der Messe bestehende Kunden?
• Treffe ich auf der Messe mögliche potentielle Kunden?
• Stellen meine Wettbewerber auf der Messe aus?

2. Vorbereitung: Erfolg durch Planung

• Ehemalige und bestehende Kunden auf den Messeauftritt hinweisen
• Neue Kunden und Geschäftspartner vor der Messe ins Auge fassen
• Informieren über den Messetag: Produkte, Erlebnisse und Kompetenzen bei Ihrem Stand bewerben

3.      Messetag: Auffallen mit Ereignissen und Kompetenz

• Besucher an den Stand locken
• Mehrwert für den Besucher schöpfen
• Besucher zu Kunden wandeln

4.      Nachbereitung: Gründliche Auswertung

• Kontakte in ein Verzeichnis mit vereinbartem Termin, Kontaktdaten und Kontaktquelle einpflegen
• Interessenten individuell und persönlich kontaktieren
• Auswerten und Analyse des Messeauftritts

Jeder dieser vier Säulen kann in viele Unterbereiche eingeteilt werden. Da sich bei der Messeplanung eines Unternehmens die Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche zum Teil überschneiden, gibt es einige Bereiche der Messeplanung, mit denen der eigene Messeauftritt auch zu einer Kundenakquise führen kann. Weitere Tipps zu der wichtigen Kundenakquise finden Sie in diesem Beitrag.

Leitung & Organisation

Ohne die Vergabe von Zuständigkeiten und Zuständigkeiten kann die Messeplanung für Unternehmen nicht beginnen. Die Verantwortlichen für die Projekt- und Standleitung müssen ausgewählt werden. Danach können die verantwortlichen Messeplaner die organisatorischen Fragen klären. Dafür sind präzise Kostenvoranschläge nötig, damit die vielen Einzelpositionen nicht die finanziellen Rahmenbedingungen sprengen. So soll die Unternehmensausstellung schließlich nicht zum Verlustgeschäft werden. Aufgabe der Organisation ist daher eine möglichst genaue Messeplanung. Dafür sollten Angebote eingeholt und Aufträge vergeben werden. Auch die Reservation von Hotels, Versendung von Einladungen, Parkmöglichkeiten, sowie besondere Gäste und Referenten sollte von der Organisation bedacht werden.

Unterstützung durchs Backoffice

Häufig wird bei der Messeplanung diese Position vergessen – trotzdem ist die administrative Arbeit im Hintergrund ein essentieller Teil des erfolgreichen Messeauftritts. So kümmert sich das Backoffice um die Administration sämtlicher Vorgänge rund um die Messebeteiligung. Das Büro kümmert sich um die Terminplanungen, die Einladungen und Kontakte. Für Start-ups und kleine Unternehmen empfiehlt es sich, diesen Bereich des Büros auf einen externen Dienstleister auszulagern. So kann sich mit einem Büroservice komplett auf den eigenen Auftritt fokussiert werden, während das externe Backoffice dem Unternehmen den Rücken freihält. Durch den hohen Planungsaufwand fallen viele Sekretariatsaufgaben, wie Versand, Dokumentation, Beschaffung von Büromaterial und korrekte Dokumentation an. Nur einer der Gründe, warum es sinnvoll sein kann, die Buchhaltung auszulagern.

Budget und Messekosten präzise festhalten

Stellen Sie eine sorgfältige Liste über die Kostenpositionen auf. So ist anschließend eine umfassende Rechnungsaufstellung möglich, mit der sich analysieren lässt, ob sich die Teilnahme an der Messe für das Unternehmen gelohnt hat. Dazu zählen Standmiete, Grundkosten, anfallende Gebühren, Planungskosten und Agenturhonorare. Ein großer Kostenteil fällt auf den Messestand und das Messepersonal.

Standgestaltung und Aufbau: Kosten für die Ausstattung

Um am Messetag selber auch die Besucher anzulocken, sind Entwicklung, das Design und die Erstellung des Messestands eine zentrale Herausforderung. Die Selbstdarstellung des Unternehmens soll dabei genauso professionell und seriös wie das Unternehmen selbst wirken. Daher ist die Wahl eines Messebauunternehmens wichtig. Entscheiden Sie sich für ein Unternehmen, das Ihren Anforderungen entspricht. Übermitteln Sie diesem anschließend ihre individuelle Planung, damit sich das externe Unternehmen darauf einstellen kann. Bedenken Sie das Design des Stands, den Auf- und Abbau, sowie die Reinigung. Auch die Kosten für Exponate und das Mobiliar dürfen nicht fehlen.

Tipp: Messebauunternehmen bieten häufig Kombi-Pakete an, die die Planungssicherheit verbessern sollen. Zudem sorgen diese Dienstleister für den Auf- und Abbau des Messestandes und möglicher Exponate. Zusätzlich wird sich um den Transport und die Versicherung gekümmert. Solche Pakete können sich lohnen, allerdings sollten Sie vorher alle Bedingungen, Reservebeiträge und Regelungen gründlich checken.

Angebote für die Kunden kreieren

In der Konzeptionsphase der Messeteilnahme haben Sie klare Zielsetzungen vereinbart. Um diese Zielsetzung – etwa die Anzahl der Gäste oder die Qualität der Besucher zu erhöhen – zu erreichen, können Sie sich um die Auswahl der Angebote für die Besucher kümmern. Dies können Events, Giveaways, Gastronomie oder Verkaufsmittel oder -förderungen sein. Kreative Maßnahmen und interaktive Angebote heben Sie von der Masse ab. Durch die heutige Vernetztheit und moderne IT-Hardware können diverse Angebote und Werbemaßnahmen kreiert werden.

Personal: Kosten für Schulung und Aufenthalt

Ein großer Teil der Kosten geht neben dem Messestand an das Messepersonal. So muss das Personal vor der Messe geschult und vorbereitet werden, damit es das eigene Unternehmen gerecht vertreten kann. Kalkulieren Sie daher auch Kosten für externe Trainer und Experten mit ein. Die Qualität des Standpersonals ist einer der Hauptfaktoren, der über den Erfolg oder Misserfolg der Messebeteiligung entscheidet. Die Kosten setzten sich zudem auch aus den Übernachtungen und Spesen, sowie der Verpflegung außerhalb der Messe zusammen. Auch die Kosten für zusätzliche Hostessen oder Aushilfen tragen zu den Personalkosten des Messeauftritts bei.

Mit diesen vier Grundbausteinen des Messeauftritts und den genannten Planungsbereichen lässt sich der eigene Messeauftritt wie ein Profi planen. Je genauer und präziser die Planung ausfällt, desto besser können Sie im Anschluss an den Messetag die Auswertung und Bewertung vornehmen und entscheiden, ob sich die Werbeplattform der Messe für ihr Unternehmen lohnt. Mit der richtigen Vorbereitung wird dies sicherlich der Fall sein.