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Darum ist Projektmanagement so wichtig für Ihr Unternehmen

Egal, ob Handwerker, Gutachter oder Trainer: Sie alle müssen Kundentermine, Abgabefristen und Projekte jederzeit im Blick haben. Selbstständige brauchen stets einen guten Überblick über all Ihre Projekte. Warum Projektmanagement für Unternehmer so wichtig ist und was man als Selbstständiger in Puncto Projektmanagement alles beachten sollten, lesen Sie hier.

Für Unternehmer ist es ein Horrorszenario: Man verliert den Überblick über ein Projekt, verzettelt sich in zeitaufwändigen Details und am Ende ist das Ergebnis nicht im Sinne des Kunden. Gerade Unternehmer, die sich erst vor Kurzem selbstständig gemacht haben, überschätzen sich mit den neu gewonnenen Projektaufträgen und wollen in kürzester Zeit zu viele Projekte gleichzeitig abwickeln. Das kann zu Problemen führen und den Erfolg des eigenen Unternehmens langfristig schaden. Die Lösung für dieses Problem ist ein effektives Projektmanagement. Die strukturelle und zielgerichtete Verwaltung von Projekten kann in allen Branchen eingesetzt werden:

  • Handwerker
  • Sachverständige
  • Buchhalter
  • Hausverwalter
  • Trainer
  • Versicherungsmakler
  • u. v. m.

Projektmanagement – was ist damit gemeint?

Gemeinhin versteht man unter dem Begriff „Projektmanagement“ das Erstellen, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen eines Projektes. Projektmanagement wird in zahlreichen Normen definiert:

  • DIN 69901-5:2009-01
  • ISO 21500:2012

Das eigentliche Wort „Projektmanagement“ stammt aus dem Lateinischen „proiectum“, was so viel bedeutet wie „das nach vorne Geworfene“ sowie dem lateinischen Wort „manu magere“, welches „an der Hand führen“ bedeutet.

Projektmanagement findet in fast allen Berufszweigen Anwendung. Im Dienstleistungsbereich hat sich dafür ein eigener Beruf etabliert – der Projektmanager. Dessen einzige Aufgabe ist die Betreuung von Projekten. Zudem fungiert er zum Teil auch als Ansprechpartner für Kunden. Wer dauerhaft als selbstständiger Unternehmer erfolgreich sein will, wird es ohne Projektmanagement schwer haben.

Projektmanagement für Selbstständige – darum ist es so wichtig

Was macht einen erfolgreichen Unternehmer aus? In erster Linie seine gute Arbeit, also sein hochwertiges Produkt oder seine hervorragende Dienstleistung. Doch daneben ist auch ein erfolgreiches Projektmanagement wichtig für das Unternehmen. Projektmanagement kann man auch als Verwaltung von Projekten bezeichnen. Die Hauptaufgabe im Projektmanagement besteht also darin, ein Projekt, beispielsweise einen Kundenauftrag, zu einem bestmöglichen Erfolg zu führen – und die Zeit und den Arbeitsaufwand dabei kosteneffizient zu nutzen. Bei einem Projektmanagement spielen verschiedene Faktoren eine Rolle:

Zeit

Wie viel Zeit möchte ich für dieses Projekt aufwenden und wie viel Zeit stehen mir real überhaupt zur Verfügung? Damit später kein Stress entsteht, sollte dieser Punkt frühzeitig geklärt werden.

Geld

Was bringt mir dieses Projekt finanziell ein und lohnt sich der Aufwand dafür? Handelt es sich eventuell um einen „Probe“-Auftrag, dem weitere Aufträge, also Projekte folgen könnten?

Arbeitsaufwand

Wie viel Aufwand, sprich Zeit und Energie, muss ich in dieses Projekt stecken? Klären Sie frühzeitig ab, ob dieses Projekt alleine oder nur mit anderen Partnern umsetzbar ist. Machen Sie keine Zusagen, die sie aufwandstechnisch nicht bewältigen können.

Es wird schnell deutlich, dass das Thema Projektmanagement sehr komplex ist. Ohne Vorüberlegungen sowie einer strukturierten Arbeitsweise kann sich der neue Auftrag, bzw. das Projekt in einen Albtraum verwandeln. Besonders junge Gründer oder Selbstständige überschätzen oftmals ihre eigenen Fähigkeiten und Möglichkeiten – da werden Projekte angenommen, die zeitlich und/oder personell gar nicht machbar sind.

Zwar können administrative Aufgaben, wie ein Büro– oder Telefonservice, ausgelagert werden, aber die eigentliche Arbeit am Projekt kann sich oftmals erst in der „heißen“ Projektphase als Desaster herausstellen. Um sich als selbstständiger Unternehmer nicht zu verzetteln und das Projekt zu einem Erfolg zu führen, sollte auch der Ablauf innerhalb eines Projekts bekannt sein und umgesetzt werden.

Projektmanagement für Ihr Unternehmen – der Ablaufplan

Bevor Sie als Unternehmer ein Projekt bzw. einen Auftrag annehmen, sollten Sie zunächst die o. g. Punkte überprüfen. Wenn es keine Bedenken gibt und Sie sich sicher sind, dass Sie dieses Projekt stemmen und erfolgreich umsetzen können, sollte ein Projektablaufplan erstellt werden. In der Regel sieht ein solcher Ablaufplan wie folgt aus:

Risikoeinschätzung

Gerade bei größeren Projekten, an denen mehrere Monate gearbeitet werden soll, müssen eventuelle Probleme oder Risiken miteinkalkuliert werden. Je mehr mögliche Risiken oder Probleme Sie im Vorfeld notieren und einplanen, umso geringer besteht am Ende die Gefahr, dass das Projekt ein Misserfolg wird.

Projektorganisation

In der Werbung besteht die erste Aufgabe eines Projektmanagers darin, sich einen Zeitplan zu machen. Der Zeitplan ist auch in anderen Bereichen ein wichtiger Schritt. Denn besonders in komplexen Projekten mit vielen Beteiligten ist es sinnvoll, eine sogenannte „Roadmap“ anzulegen. In dieser Roadmap können die einzelnen Stationen und Arbeitsschritte notiert werden. Handwerker nutzen eine Roadmap, um die eigenen Arbeiten mit den Bauausführungen der anderen Handwerker vor Ort zu koordinieren.

Projektsteuerung

Als selbstständiger Unternehmer steuern Sie das Projekt in der Regel selbst. Dafür ist ein kritischer Blick nötig, denn Zeitvorgaben sollten immer eingehalten werden. Hier ist viel Selbstdisziplin und eine hohe selbstkritische Haltung gefragt. Denn nur mit einer effektiven Projektsteuerung gelingt am Ende ein erfolgreiches Projektmanagement.

Projektcontrolling

In regelmäßigen Abständen sollte der Status Quo des Projektes abgefragt und protokolliert werden. Ähnlich wie in einem Kassenbuch kann der Soll- und Ist-Zustand notiert werden. Selbstständige Unternehmer vermeiden so stressige Tage vor der Deadline. Zudem lassen sich im Projektcontrolling mögliche Probleme schneller finden, die wiederum bei späteren Projekte vermieden werden können.

Projektanalyse

Wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde, ist es Zeit für eine Analyse des Projekts. Stellen Sie sich selbstkritisch folgende Fragen:

  • Wo gab es im Projektmanagement Probleme?
  • Hatte ich genügend Zeit?
  • Bin ich mit der Qualität des Ergebnisses zufrieden?
  • Stimmen Arbeitsaufwand und Ertrag überein?
  • Wie war die Kommunikation mit möglichen Partnern?
  • Habe ich alle Risiken und Probleme im Vorfeld erkannt und richtig darauf reagiert?

Projektmanagement für selbstständige Unternehmer heißt auch, den Workflow innerhalb des Projektes nach Abschluss und Übergabe kritisch zu hinterfragen. Hier spielen Projektmanagement-Erfahrungen und eine selbstkritische Haltung eine wichtige Rolle. Projekte strukturiert und zielorientiert zu verwalten, kann man lernen. Hier bewahrheitet sich die alte Weisheit: Übung macht den Meister.

Tools für ein erfolgreiches Projektmanagement

Ohne Software bzw. cloudbasierte Tools geht auch im Projektmanagement nichts. Auf dem Markt haben sich in den vergangenen Jahren zahlreiche Tools etabliert.

Folgende Tools können im Projektmanagement eine nützliche Hilfe sein:

  • Asana

Das cloudbasierte Tool soll nach Herstellerangaben das „Chaos in Projekten“ minimieren. Asana erlaubt es, die Projekte mit anderen Projektteilnehmern, aber auch Kunden, zu teilen.

  • Evernote

Die App gibt es für alle gängigen Smartphone-Betriebssysteme und erleichtert die Organisation von Projekten ungemein. In Verbindung mit der Synchronisation mit dem PC oder Tablett können auf alle Notizen zu Projekten von überall zugegriffen werden.

  • Trello

Diese kostenlose, webbasierte Projektmanagementsoftware ist bei vielen selbstständigen Unternehmern im Einsatz. Mit diesem Tool lassen sich auch komplexe Projekte bequem und erfolgreich managen. Für das Smartphone steht eine App zur Verfügung.

Neben den o. g. Tools gibt es eine Reihe von Apps, die das Projektmanagement für selbstständige Unternehmer vereinfachen. Neben Evernote und Wunderlist überzeugt auch die App Projectplace. Das kostenlose Tool ist für Android und iPhone erhältlich und besitzt viele nützliche Funktionen. Das Gute an diesen Apps und Tools: Sie können diese kleinen digitalen Helferlein für das Projektmanagement auch von unterwegs nutzen. So sind Sie als selbstständiger Unternehmer auch vor Ort beim Kunden immer auf den neuesten Stand und können das Projekt mit dem Kunden optimal besprechen.

Wer es lieber analog mag, kann sich seine Roadmaps oder wichtigen Termine und Aufgaben auch in einem Kalender festhalten. Diese analoge Variante macht natürlich nur Sinn, wenn Sie alleine an einem Projekt arbeiten und das Projekt überwiegend im Büro bearbeiten.

Erfolgreiches Projektmanagement für selbstständige Unternehmen

Wer sich erst vor kurzem selbstständig gemacht hat oder diesen Schritt in die Selbstständigkeit plant, kommt um das Thema Projektmanagement nicht herum. Das Erreichen von Projektzielen mit guter Qualität führt schließlich zu einem zufriedenen Kunden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie sich als Handwerker, Trainer, Buchhalter oder Sachverständiger selbstständig machen wollen – ohne ein richtiges Projektmanagement werden Sie als Unternehmer langfristig keinen Erfolg haben.

Mit unseren Tipps und Tricks zum Thema Projektmanagement für selbstständige Unternehmer verhindern Sie chaotische Projekte und Stress bei der Ausführung des Kundenauftrags. Projektmanagement zu erlernen und zielgerichtet anzuwenden ist nicht schwer – die Routine und das regelmäßige Weiterbilden zu diesem Thema schafft mehr Fachwissen und einen routinierten Umgang zum Thema Projektmanagement.



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