Optimales Zeitmanagement: So machen Sie mehr aus Ihrem Tag

Veröffentlicht von Claudia Hofbauer 20.06.2018 Kategorie(n): Allgemein Keine Kommentare

Jeder Tag hat 24 Stunden, die wir nutzen können. Da wir während dieser Zeit aber auch Schlafen, Essen und anderen Grundbedürfnissen nachgehen müssen, bleibt nur ein vergleichsweise kleines Zeitfenster für die Arbeit und das Privatleben. Zeitmanagement-Techniken helfen dabei, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller zu nutzen und zielführende Prioritäten zu setzen.

Zeitmanagement: Warum es sich für jeden lohnt

Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit sorgfältiger zu planen. Dies soll es Ihnen erleichtern, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Bereiche des Lebens zu haben, sei es nun ein ausgeprägteres Privatleben oder eine bessere Ausnutzung der Arbeitszeit im Betrieb. Die Methoden bringen Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:

• Besserer Überblick: Sie behalten leichter den Überblick über die noch anstehenden Aufgaben und vergessen keine Termine mehr.
• Prioritäten: Erledigen Sie zu oft unwichtige Kleinigkeiten und schaffen dann die großen Aufgaben nicht mehr? Mit Zeitmanagement lernen Sie, die Prioritäten richtig zu setzen.
• Weniger Stress: Geht nicht ständig alles Schlag auf Schlag, sinkt automatisch auch der Stresspegel. Dies kann sich auch positiv auf Ihre Gesundheit auswirken.
• Zielstrebigkeit: Durch planvolles Vorgehen fällt es Ihnen leichter, Ihre gesteckten Ziele konsequent zu verfolgen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Mehr Freizeit: Wer pro Woche 60 Stunden und mehr arbeitet, wird langfristig krank. Ein ausgeglichenes Privatleben ist sehr wichtig. Zeitmanagement unterstützt Sie dabei, sich gezielt Freiräume für die Familie, Freunde und Hobbys zu schaffen.
• Produktivität: Sie schaffen mehr in weniger Zeit, indem Sie Leerlaufzeiten, Zeitfresser und Störfaktoren ausschalten und Ihre Zeit sinnvoller nutzen.
• Freiraum: Ist nicht mehr jede Minute des Tages verplant, bleibt mehr Freiraum. Für Sie bedeutet dies mehr Zeit für kreative Lösungen.

6 Tipps: So setzen Sie Zeitmanagement im Alltag um

Es gibt zahlreiche Zeitmanagement-Methoden, die Ihnen helfen können, den Alltag zu erleichtern. Zunächst können Sie aber bereits von kleinen Schritten im Alltag profitieren:

1. Notizen in einem Buch sammeln

Haben Sie den Kopf voller Ideen, unerledigter Aufgaben und Termine? Besorgen Sie ein einfaches Notizbuch und schreiben Sie alles auf, was Ihnen durch den Kopf geht. Das reduziert Stress und verhindert, dass Sie etwas Wichtiges vergessen.

2. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Überlegen Sie sich bereits am Morgen, was Sie heute zu erledigen haben. Legen Sie nun die Prioritäten fest und gehen Sie anschließend vom Wichtigen zum Unwichtigen vor.

3. Schluss mit Aufschieberitis

Vertagen Sie lästige Aufgaben oder Entscheidungen gerne auf später? Konzentrieren Sie sich und bringen Sie zu Ende, was fertig werden muss. Denken Sie immer daran: Was erledigt ist, kann Ihnen kein Kopfzerbrechen mehr machen.

4. Reduzieren Sie typische Zeitfresser

In jedem Unternehmen gibt es typische Zeitfresser, die Sie aus Ihrer Arbeit herausreißen und effizientes Arbeiten vermeiden (z. B. Störungen durch Kollegen). Legen Sie sich Lösungen zurecht, um mit diesen Zeitfressern besser umzugehen (z. B. Software, die Ihre Lieblingswebsites während der Arbeitszeit sperrt).

5. Delegieren Sie Arbeiten

Müssen Sie Aufgaben nicht zwingend selbst erledigen, delegieren Sie sie an Kollegen. Unternehmer nutzen die Möglichkeiten eines flexiblen Büroservice, der ihnen Routineaufgaben nach Bedarf abnimmt, ob Schriftverkehr, Telefonate, Statistik oder Präsentation.

6. Lernen Sie, Nein zu sagen

Fällt es Ihnen manchmal schwer, Kollegen eine Bitte abzuschlagen? Trainieren Sie „Nein“ zu sagen – das funktioniert auch, ohne unfreundlich zu sein. So laden Sie sich nicht ständig die Arbeitslast der anderen auf und werden mit Ihren eigenen Aufgaben besser fertig.

Vergessen Sie die Pausen nicht

Vergessen Sie in Ihrer Zeitmanagement-Strategie nicht, für kleine Pausen zu sorgen – selbst wenn Sie dann nur zum Fenster hinaussehen. Obwohl dies auf den ersten Blick Zeit „verschwendet“, wird es Ihnen helfen, Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Kurze Phasen der Ruhe sorgen für Abstand, Entspannung und mehr Kreativität und geben Kraft für die anstehenden Aufgaben.